אירוע חברה קטן, המדריך המלא לעשות אותו נכון

יש תפיסה מוטעית שאירוע חברה צריך להיות גדול כדי להיות טוב. מאה איש, אולם מפואר, תקציב ענק. אבל האמת שגילינו אחרי יותר מ-22 שנה של שירותי בר לאירועי חברה היא ההפך. אירוע חברה קטן שנעשה נכון יוצר חיבורים עמוקים יותר, זכרונות חזקים יותר ותחושת שייכות גבוהה יותר מכל אירוע ענק שכולם עצים בתוכו. הנה המדריך המלא לעשות אירוע חברה קטן שאנשים ידברו עליו שבועות אחר כך.

למה אירוע חברה קטן עובד טוב יותר ממה שחושבים?

כשיש מאה איש באירוע, כל אחד נעצר בבועה שלו. מדבר עם האנשים שהוא כבר מכיר, נמנע מהאנשים שהוא לא מכיר, ויוצא בלי שום חיבור חדש. זה לא כישלון של האירוע, זה פשוט מה שקורה כשיש יותר מדי אנשים במרחב אחד.

אירוע חברה קטן של עשרה עד שלושים איש שובר את הדינמיקה הזאת. כשיש פחות אנשים, קשה יותר "להסתתר" עם מי שאתה כבר מכיר. אנשים מתחילים לדבר עם מי שהם בדרך כלל לא מדברים. ומה שנוצר מהשיחות האלה הוא הרבה יותר בעל ערך מכל פעילות גיבוש מובנית.

בנוסף, בר אקטיבי לאירועים קטנים הוא חוויה שונה לגמרי מבר בכנס של מאות איש. הברמן יכול להכיר כל אחד, לדעת מה הוא אוהב, לייצר עבורו משהו שמרגיש אישי. "הוא זכר שאני לא שותה סוכר ועשה לי משהו מותאם" זה המשפט שאנשים אומרים אחר כך. וזה בדיוק הסוג של פרט שהופך אירוע חברה קטן לבלתי נשכח.

מי צריך אירוע חברה קטן?

אירוע חברה קטן לא מתאים רק לסטארטאפים או לחברות קטנות. הוא מתאים לכל חברה שרוצה ליצור חיבורים אמיתיים בין אנשים ספציפיים. הנה כמה מהמקרים הנפוצים שבהם אירוע חברה קטן הוא הפתרון הנכון:

מחלקה שסיימה פרויקט גדול. כשצוות של עשרה אנשים עבד שלושה חודשים ביחד על פרויקט מאתגר, הם מגיעים לאירוע חגיגי קטן שמכיר בהישג שלהם. זה שונה לגמרי מלצרף אותם לאירוע שנתי גדול שבו הם עוד אחד מתוך מאה.

קבלת עובד חדש או צוות חדש. אירוע קטן ואינטימי לקבלת פנים לעובדים חדשים עושה שניים שלושה אנשים מרגישים שרואים אותם, לא כחלק ממסה. ואנשים שמרגישים שרואים אותם מהיום הראשון מחויבים יותר.

פגישת הנהלה שיוצאת מחוץ לחדר הישיבות. שיחות שמתנהלות ליד בר קוקטיילים לאירועים שונות לגמרי משיחות בחדר ישיבות. הפורמליות יורדת, הכנות עולה והחלטות שנתקעות בישיבות לפעמים מתקדמות דווקא באירועים לא פורמליים.

חברה קטנה שרוצה לתת לצוות שלה חוויה ברמה גבוהה. סטארטאפ של עשרים עובדים שמביא בר קפה עם הדפסות, קוקטיילים מיוחדים ואווירה שמרגישה כמו חברה גדולה, שולח מסר חזק לצוות על לאן הוא הולך.

הפורמטים הכי טובים לאירוע חברה קטן

האפי אוור במשרד או מחוצה לו. פורמט קליל, בלי לוז קשיח, בלי פעילויות מאולצות. אנשים מגיעים, שותים, מדברים, מתחברים. הבר מגיע אליהם, מקים בחמש דקות ומתחיל לגש. הפשטות של הפורמט הזה היא החוזקה שלו. אין ציפיות, אין לחץ, רק אנשים שמבלים ביחד.

ארוחת ערב עם בר שמלווה. ארוחת ערב קטנה של מחלקה, עם בר אלכוהול לאירועים שמגיש לפני, בין הקורסים ואחרי. הברמן הופך לחלק מהאירוע, לא לשירות ברקע. הוא פותח שיחות, ממליץ על מה לשתות עם כל קורס ויוצר חוויה שמרגישה מפנקת.

בוקר משותף עם בר קפה מיוחד. ארוחת בוקר עם בר קפה לאירועים שמגיש קפה מקצועי עם הדפסות, לאטה ארט וכל סוגי הקפה שאפשר לדמיין. בוקר עם קפה טוב מתחיל יום אחרת לגמרי, ובוקר עם קפה טוב שנעשה ברמה של מקצוענים מראה לצוות שמחשבים עליהם כבר מהשעה הראשונה.

אירוע קונספט בקטן. לא צריך מאה איש כדי לעשות אירוע קונספט מרהיב. קונספט יווני לעשרים איש, עם בר שנראה כמו חוף ים יווני וקוקטיילים בצבעי הים, הוא חוויה שאנשים מצלמים ומדברים עליה הרבה אחרי. לפעמים דווקא הקטן יוצר יותר רגעים כי הברמן יכול לבנות אינטראקציה אישית עם כל אחד.

מה הבר עושה אחרת באירוע קטן?

באירוע גדול, הברמן עובד בקצב. יש תור, הוא ממזג, מגיש, ממשיך לבא. אין זמן להתעכב, אין אפשרות להכיר. באירוע חברה קטן, הדינמיקה שונה לגמרי.

הברמן יכול לשאול כל אחד מה הוא אוהב. לזכור שפלוני לא שותה מרכיב מסוים ולהכין לו משהו אחר בפעם הבאה שהוא מגיע. להמליץ, לספר על המשקה, לגרום לאורח להרגיש שהכוס הזאת נבנתה בשבילו. זה ההבדל בין שירות לחוויה.

אנחנו בסטאר בר אוהבים במיוחד אירועים קטנים כי הם מאפשרים לנו להביא את המיטב שלנו. לא רק לגש מהר, אלא לייצר רגעים. לפתוח שיחות. לגרום לאנשים שעומדים ליד הבר להתחיל לדבר אחד עם השני. זה מה שהופך אירוע חברה קטן מאירוע טוב לאירוע שנזכרים בו.

מיתוג באירוע חברה קטן, כל כוס היא הצהרה

אחד הדברים שהכי עובדים באירועי חברה קטנים הוא מיתוג הכוס. כשיש עשרים איש וכל אחד מקבל קוקטייל עם לוגו החברה מודפס על הקצף, זה לא מרגיש כמו מיתוג גנרי. זה מרגיש אישי. מישהו חשב עליי, הכין משהו שנושא את לוגו המקום שאני עובד בו, ומגיש לי אותו ביד.

הדפסה על קוקטיילים באירוע קטן יוצרת אפקט שמוכפל. בכנס של מאתיים איש, מישהו מקבל כוס עם לוגו ומצלם. בקבוצה של עשרים איש, כולם רואים את הכוס של כולם, כולם מצלמים, כולם מדברים. הנגיעה האחת הזאת מייצרת גל של תגובות שלא היה קורה באירוע גדול.

אפשר גם לעשות זאת בצורה יותר אישית. לסטארטאפ שמסיים גיוס, להדפיס על כל כוס את מספר הגיוס. לצוות שסיים פרויקט, להדפיס את שם הפרויקט. לעובד שחוגג יום הולדת עם הצוות, להדפיס את שמו. כל אחד מהפרטים האלה הופך את הכוס מאביזר לרגע.

כמה עולה אירוע חברה קטן עם שירותי בר?

אחת השאלות הכי נפוצות שאנחנו מקבלים היא "כמה זה עולה לחברה קטנה?". התשובה הפשוטה היא שאירוע חברה קטן עם בר מקצועי הוא הרבה יותר נגיש ממה שאנשים חושבים.

לחברות שרוצות פתרון ברור ומהיר, חבילות הקומפלט שלנו מציעות מחיר קבוע לעד 100 מוזמנים, עם כל הציוד, הצוות וחומרי הגלם כלולים. אין הפתעות, אין עלויות נסתרות. בוחרים חבילה, שולחים פרטים, ואנחנו מגיעים מוכנים.

חשוב להבין את ה-ROI של אירוע חברה קטן. עובד שעוזב עולה לחברה בין שלושה לשישה חודשי שכר בעלויות גיוס, הכשרה ואיבוד ידע. אירוע חברה קטן שמחזק תחושת שייכות עולה שבריר מזה. כלכלית, ההשקעה בפינוק הצוות משתלמת בכל מדד אפשרי.

אסטרטגיית אירועים קטנים לאורך השנה

במקום אירוע שנתי גדול אחד, חברות רבות עוברות לאסטרטגיה של אירועים קטנים מרובים לאורך השנה. פעם ברבעון, פעם בחודשיים, כל מחלקה מקבלת אירוע קטן משלה. ואת האירוע השנתי הגדול עדיין עושים, רק שהוא מגיע בתוך שנה שכבר מלאה ברגעים טובים.

הגישה הזאת עובדת כי היא יוצרת מומנטום. עובד שמקבל שלושה ארבעה אירועים קטנים לאורך השנה מרגיש שמחשבים עליו בצורה עקבית, לא רק "פעם בשנה כשיש תקציב". ותחושת השייכות נבנית מהתמדה, לא ממחוות ענק חד פעמיות.

אנחנו עובדים עם חברות רבות על בסיס קבוע, האפי אוור חודשי, הרמת כוסית לחגים, אירוע לסיום פרויקט. הם יודעים שאנחנו מגיעים מוכנים, עושים את שלנו ברמה גבוהה ולא יוצרים בעיות. ולכן הם חוזרים.

דוגמאות לאירועי חברה קטנים שעשינו

עבדנו עם חברות כמו Intuit, JVP, המוסד לביטוח לאומי ועוד על אירועים בכל הגדלים. חלק מהאירועים הכי מרגשים שעשינו היו דווקא הקטנים. צוות של שנים עשר אנשים שסיים פרויקט מהמם ורצה לחגוג בצורה שתרגיש שמחשבו עליו. מנכ"ל שרצה להפתיע את הצוות הקרוב שלו עם האפי אוור שלא ציפו לו. מחלקת R&D שקיבלה גיבוש קונספט ברזילאי קטן ואינטימי שנשאר בזיכרון שנים.

בכל אחד מהמקרים האלה, מה שגרם לאירוע להיזכר לא היה התקציב. זה היה הפרטים. הקוקטייל שנשא את שם הפרויקט. הברמן שזכר שמישהו אלרגי לסוכר. ההדפסה על קפה עם שם הצוות על הקצף שגרמה לכולם לצלם. הפרטים האלה הם ההשקעה האמיתית, לא המחיר.

שאלות נפוצות על אירוע חברה קטן