המדריך לתכנון בר לכנסים של חברות – מה מבדיל אירוע טוב ממצוין?

כנס חברה מוצלח הוא שילוב של תוכן איכותי, ארגון מושלם וחוויה שנשארת בזיכרון. אבל הפרט שמבדיל כנס טוב ממצוין הוא לא תמיד ההרצאה הכי טובה או הציוד הכי מתקדם. לפעמים זה הבר. בר קפה לאירועים שמגיש קפה מצוין בהפסקות, בר קוקטיילים לאירועים שמרים את שלב הנטוורקינג, בר שמרגיש כמו חלק מהאירוע ולא כמו תוספת. המדריך הזה ילמד אתכם איך לתכנן נכון.

שלב 1: הגדירו מה אתם רוצים שהכנס ישאיר אצל המשתתפים

לפני שמתחילים לבחור ספק בר, חשוב לשאול שאלה אחת: מה אנחנו רוצים שהמשתתפים ירגישו ביום שאחרי הכנס? אם התשובה היא "שהיה מקצועי ומרשים", הבר צריך לשדר בדיוק את זה. אם התשובה היא "שהיה כיף ואנרגטי", הבר צריך לשדר את זה. הבר הוא אמצעי, לא מטרה. כשמגדירים קודם את המטרה, קל יותר לבחור את הפתרון הנכון.

שלב 2: התאימו את סוג הבר לפורמט הכנס

לא כל כנס דורש את אותו סוג בר. כנס שנמשך יום שלם עם כמה הרצאות זקוק בעיקר לבר קפה חזק עם קצב שירות גבוה. כנס חצי יום עם שלב נטוורקינג בסיום מרוויח מבר קוקטיילים שמרים את האווירה. כנס ערב עם ארוחה דורש בר אלכוהול מגוון שמתאים לאורחים שרוצים ממשיך.

שאלו את עצמכם: מתי הבר הכי פעיל? מה הקהל? כמה אנשים מגיעים בו זמנית? התשובות האלה מגדירות את המודל הנכון.

שלב 3: תכננו כמויות לפי לוח הזמנים של הכנס

אחד הדברים שהכי מבדיל ספק מקצועי מספק חובבני הוא תכנון הכמויות. בכנס, הפסקות הקפה הן פרקי זמן קצרים שבהם כולם רוצים קפה בו זמנית. ספק שלא תכנן כמויות נכון יגמר לו קפה, יגרום לתורים ארוכים ויאכזב בדיוק ברגע הכי חשוב.

אנחנו בסטאר בר מחשבים כמויות לפי מספר המשתתפים, מספר ההפסקות ומשך כל הפסקה. לא מגיעים עם "בערך" אלא עם חישוב מדויק שמבטיח שלא יחסר כלום.

שלב 4: מיתוג הבר לכנס

כנס חברה הוא הזדמנות מיתוגית. הבר יכול לשאת את שם החברה, את לוגו האירוע או את הצבעים הארגוניים. הדפסה על קפה עם לוגו החברה על כל כוס גורמת לכל משתתף לצלם ולשתף. כשמשתתפים מעלים תמונות מהכנס לרשתות החברתיות, הלוגו עולה איתם. זו חשיפה אורגנית שאין לה תחליף.

שלב 5: בחרו ספק שמנוסה בכנסים ולא רק באירועים פרטיים

כנסים הם פורמט שונה לחלוטין מחתונה או מסיבה. יש לוחות זמנים קשיחים, עומסים פתאומיים בהפסקות, ציפיות גבוהות מהחברה המארחת וצורך בתיאום עם שאר הספקים. ספק שמנוסה רק באירועים פרטיים לא בהכרח יודע להתמודד עם האתגרים הייחודיים של כנס.

שאלו כל ספק ישירות: כמה כנסים עשית? מה הכנס הכי גדול שניהלת? איך אתה מתמודד עם עומס פתאומי? התשובות חושפות הרבה על הניסיון האמיתי.

שלב 6: תאמו עם שאר הספקים מראש

בכנס, הבר הוא חלק ממערך שלם. הוא צריך לדעת מתי יש הפסקות, מתי האולם נפתח, איפה יש גישה לחשמל ומים ואיך הוא משתלב בתנועת האנשים. ספק בר מקצועי יגיע מוקדם, יתאים את עצמו לתוכנית ולא יהיה גורם מעכב.

אנחנו תמיד יוצרים קשר עם מנהל הכנס לפני האירוע, עוברים על לוח הזמנים ומוודאים שהכל מתואם. ביום האירוע, אין הפתעות.

שלב 7: חשבו על שלב הנטוורקינג בסיום

שלב הנטוורקינג בסיום כנס הוא אחד הרגעים הכי חשובים, ולא תמיד מקבל את תשומת הלב שמגיעה לו. זה הזמן שבו נוצרים הקשרים האמיתיים, הפגישות שמתקיימות שבוע אחרי, השיחות שמובילות לשיתופי פעולה. בר שמרים את האנרגיה בשלב הזה הוא השקעה שמחזירה את עצמה.

לכנסים שרוצים לתת לשלב הנטוורקינג אווירה מיוחדת, שירותי בר לאירועי חברה שלנו מציעים את השילוב הנכון של מקצועיות ואנרגיה שמזמינה שיחות.

שאלות נפוצות על תכנון בר לכנסים של חברות