תכנון בר לאירוע

תכנון בר לאירוע הוא לא דבר שעושים ברגע האחרון. זה אחד מהפרטים שהכי משפיעים על האווירה, על חוויית האורחים ועל הרושם הכולל שהאירוע משאיר. אחרי יותר מ-22 שנה בתחום, אנחנו בסטאר בר פיתחנו תהליך תכנון שעובד. הנה המדריך המלא לתכנון שירותי בר לאירועים נכון, משלב ההגדרה ועד הביצוע.

שלב 1: הגדירו מה אתם רוצים שהבר יעשה לאירוע

לפני שבוחרים סוג בר, תפריט או ספק, חשוב להגדיר מטרה. מה אתם רוצים שהבר יתרום לאירוע? אווירה חגיגית ומפנקת? מיתוג של החברה? יצירת נקודת מפגש חברתית? הפתעה שאנשים ידברו עליה? כשהמטרה ברורה, כל ההחלטות שאחריה הופכות פשוטות יותר.

שלב 2: בחרו את סוג הבר המתאים

לא כל בר מתאים לכל אירוע. הנה הסוגים העיקריים:

שלב 3: קבעו את גודל הצוות לפי מספר האורחים

אחת הטעויות הכי נפוצות בתכנון בר היא הזמנת צוות קטן מדי לאירוע גדול. הכלל הפשוט הוא ברמן אחד לכל 50 עד 80 אורחים, תלוי בקצב האירוע. לכנסים עם הפסקות קצרות ועמוסות, צריך יותר אנשים. לאירועים שמתנהלים לאט, אפשר קצת פחות. אנחנו עוזרים ללקוחות לקבוע את גודל הצוות הנכון בשלב התכנון.

שלב 4: תכננו את התפריט לפי הקהל

תפריט הבר צריך לשקף את הקהל. אירוע עם ילדים וסבים? חייב לכלול שוקו, סחלב ומשקאות ללא אלכוהול. אירוע חברה עם עובדים שמגיעים באמצע היום? קפה הוא עיקרי. חתונה שמסתיימת בשעות הקטנות? קוקטיילים ובר אלכוהול. תפריט שמתאים לקהל הוא תפריט שכולם ממנו נהנים.

שלב 5: בחרו את הנגיעות המיוחדות שיזכרו

נגיעות מיוחדות הן הדברים שאנשים מדברים עליהם אחרי האירוע. קוקטייל סיגנצ'ר שנושא את שם הזוג בחתונה. הדפסת לוגו החברה על כל כוס קפה בכנס. קוקטייל מולקולרי עם עשן שמפתיע את כולם. תמונת חתן האירוע מודפסת על קפה בבר מצווה. כל אירוע מגיע לנגיעה שלו, ואנחנו עוזרים לכם למצוא אותה.

שלב 6: תאמו לוגיסטיקה מראש

לוגיסטיקה טובה היא השקט של יום האירוע. בדקו שיש גישה לחשמל ומים לספק הבר. ודאו שיש מקום מוצל לאחסון חומרי גלם. בדקו שלוח זמנים האירוע ואת ההפסקות כדי שהצוות יהיה מוכן. ודאו שהספק יודע מתי להגיע, מתי לעבוד ומתי לפרק. ספק מקצועי מגיע לפחות שעה לפני האירוע ומפרק בסוף. לא צריך לנהל אותו ביום האירוע.

שלב 7: בחרו ספק עם ניסיון אמיתי

ניסיון הוא לא מספר שנים בלבד. ניסיון הוא היכולת לזהות בעיה לפני שהיא קורה, לנהל עומסים בהפסקות קצרות, לדעת כמה קפה להכין ל-200 איש בהפסקה של 20 דקות, ולשמור על איכות גבוהה גם כשהאירוע מתמשך. אחרי אלפי אירועים, זה הניסיון שאנחנו מביאים לכל אירוע חדש.

שאלות נפוצות על תכנון בר לאירוע